神奈川県町村情報システム共同事業組合公文書管理規程
| 平成23年4月1日 |
| 訓令 第 3 号 |
- （趣旨）
- 第１条この訓令は、組合における公文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
- （定義）
- 第２条この訓令において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。
- ⑴ 公文書 組合職員がその事務に関して職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）をいう。ただし、次に掲げるものを除く。
- ア 新聞、雑誌、書籍その他不特定多数の者に販売することを目的として発行されるもの
- イ 文書又は図画の作成の補助に用いるため一時的に作成した電磁的記録であって、実施機関が定めるもの
- ウ 組織的に用いることが予定されず、かつ、組織的に用いることが可能な状態にないもの
- ⑵ 電子文書 電磁的記録のうち、書式情報（文書の体裁に関する情報をいう。）を含めて磁気ディスク等に記録されている電磁的記録をいう。
- ⑶ 電子情報 電磁的記録のうち、コンピュータ処理が可能な状態で磁気ディスク等に記録されている電磁的記録（電子文書を除く。）をいう
- ⑷ 主幹 神奈川県町村情報システム共同事業組合職の設置に関する規則（平成23年神奈川県町村情報システム共同事業組合規則第１号）第２条第２項に規定する主幹をいう。
- （公文書の取扱い原則）
- 第３条公文書は、事務を適正かつ円滑に処理するため、その所在等に関して常時把握が可能な状態を維持する等、その媒体の性質に応じて適正に管理しなければならない。
- （公文書の管理体制など）
- 第４条主幹は、組合における公文書事務（公文書の収受、整理及び保管、文書及び電子文書の作成等に関する事務をいう。以下同じ。）を総括する。
- ２ 主幹は、公文書事務を適正かつ円滑に処理するため、文書主任者に対し、必要な指導を行うことができる。この場合において、必要があると認めるときは、実態を調査し、若しくは報告を求め、又はその処理に関し改善の指示をすることができる。
- ３ 文書主任者は、組合における公文書事務を統括する。
- ４ 文書主任者は、公文書の整理を促進し、その適正な保管及び保存をするため、ファイル基準表を作成し、最新の状態に保たなければならない。
- ５ 前項のファイル基準表については、事務局長が別に定める。 （公文書の収受）
- 第５条公文書が組合に到達した場合には、速やかに収受の手続を行わなければならない。
- （公文書の作成）
- 第６条組合の事務処理に当たっては、軽易なものを除き、処理内容等（意思決定の経過、公文書を管理するために必要な事項を含む。）を記録した公文書を作成しなければならない。
- （記述の原則）
- 第７条公文書は、常用漢字表（平成22年内閣告示第２号）、現代仮名遣い（昭和61年内閣告示第１号）、送り仮名の付け方（昭和48年内閣告示第２号）及び外来語の表記（平成３年内閣告示第２号）により平易簡明に書くものとする。
- ２ 前項に定めるもののほか、公文書の用字及び用語については、公用文における漢字使用等について（平成22年内閣訓令第１号）及び法令における漢字使用等について（平成22年内閣法制局総総第208号）による。
- （公文書の施行）
- 第８条文書主任者は、起案文書が決裁されたときは、速やかに処理しなければならない。
- （公文書の分類、整理等）
- 第９条文書主任者は、ファイル基準表に基づき、系統的に公文書を分類し、検索を容易に行うことができるようにするとともに、公文書の整理及び保管を行わなければならない。
- （保存期間）
- 第10条公文書の保存期間は、永年、10年、５年、３年又は１年とする。
- ２ 文書主任者は、公文書について、別表の保存期間の区分の欄に掲げる区分に応じ、それぞれ同表の公文書の類型の欄に掲げる類型に基づき、保存期間を設定しなければならない。
- ３ 公文書の保存期間は、ファイル基準表により、個別に設定するものとする。
- ４ 公文書の保存期間は、当該文書の完結日の属する年度の翌年度の初日から起算する。
- （処理済み公文書の整理）
- 第11条組合は、処理済み公文書の整理を行う。
- ２ 公文書のうち電磁的記録については、主幹及び文書主任者が、保存期間満了までの間、適切に保管しなければならない。
- ３ 主たる保存対象でない公文書については、主幹又は文書主任者が、その保管の必要がないと認めるときには、廃棄できるものとする。
- （文書の保存）
- 第12条文書主任者は、保存文書を整理し、書庫等に保存するものとする。
- ２ 主幹は、第10条の規定にかかわらず、保存文書のうち事務処理上特に組合において保管する必要があると認めたものがあるときは、その必要な期間に限り、保管することができる。
- （実施細目）
- 第13条この訓令に定めるもののほか、公文書の管理に関し必要な事項は、別に定める。
- 附 則
- この訓令は、平成23年４月１日から施行する。
